Vragen maar! Het nut van effectief vragen stellen bij aanbestedingen
Aanbestedingen roepen nogal eens vragen op bij inschrijvers. Die gaan hier vervolgens heel verschillend mee om: niet stellen, te laat of onjuist geadresseerd. De aanbesteding knapt er niet van op, de aanbestedende dienst leert er niet van en de inschrijver blijft zitten met onvrede. Hoe moet het dan wel?
Vraag een willekeurige ondernemer wat hij van aanbestedingen vindt en je krijgt in 80 procent van de gevallen een vaak emotioneel betoog over wat er allemaal mis mee is. Sinds 2019 is er vanuit de Codekamer al veel gesproken over het belang van tijdig goede vragen stellen. Niet zonder reden, het is onderdeel van goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.
Mariëlle van der Keur is lid van de Codekamer Verhuizen, directeur van Tender Services Group en lid van de commissie van Aanbestedingsexperts.
Feedback
Ondernemers nemen in mijn ogen vaak weinig tijd om goede vragen te formuleren. Het is ook geen sinecure: een groot, lijvig bestek doornemen en van daaruit kritische, maar tactische vragen formuleren. Een inschrijver mag en moet ook kritisch zijn op de stukken, want het gaat vaak om een relatief grote omzetwaarde. Logisch dat je als ondernemer wikt en weegt of de aanbesteding kansrijk is. Onderdeel van het bepalen van deze haalbaarheid is ook het proberen je te verplaatsen in de aanbestedende dienst en in de inkoper. Die staat vaak onder druk om een goede aanbesteding uit te schrijven, is zeker niet de expert op het gebied van verhuizen en moet zich aan allerlei regeltjes houden. Zo’n inkoper is er juist bij gebaat om
in een vroeg stadium constructieve feedback te krijgen van de potentiële inschrijvers. Zijn belang is immers om een goede aanbesteding in de markt te zetten en de juiste leverancier te kunnen kiezen.
‘Je kunt een aanbesteding niet meer winnen als je lastige vragen stelt in de vragenronde.’
Feit of fictie? Absoluut fictie. Je moet een vraag wel op zo’n manier formuleren dat de inkoper er ook iets mee kan. Een lompe vraag, zonder onderbouwing, zal leiden tot een lomp antwoord. En daarmee is de toon dan al snel gezet. Onterecht nemen ondernemers aan dat het stellen van kritische vragen zorgt dat een aanbestedende dienst hen dan ‘op 1-0 achterstand’ zal zetten. Niets is minder waar. Je hebt als inschrijver juist de kans om het goed te doen. Het is niet voor niets dat er vragenrondes zijn. Maak je als ondernemer tijd om goede
vragen te formuleren, dan werkt het twee kanten op. Als inschrijver maakt je een bewuste analyse van de stukken en door een vraag dan goed en onderbouwd te formuleren, help je de inkoper met een stuk bewustwording.
Omgaan met de vragenronde in verhuisaanbestedingen
Hoe hiermee om te gaan, hangt af van een aantal factoren. Wie is de aanbestedende dienst? Er zijn behoorlijk grote verschillen in gedrag tussen aanbestedende diensten, bijvoorbeeld tussen Rijk en andere overheid. Ook de inzet van een externe inkoper of een extern adviesbureau speelt daarin mee. Bij een Europese aanbestedingsprocedure is men over het
algemeen net iets minder flexibel dan bij onderhandse opdrachten, waardoor meer ruimte is voor een persoonlijke dialoog, dan in een “digitale” tijger op Tenderned. Daarnaast zie ik dat er
vanuit de aanbestedende diensten niet altijd voldoende ruimte wordt gehouden tussen de publicatie van de aanbesteding en de eerste vragenronde. Of dat een verzoek om een tweede vragenronde wordt afgewezen. Maar ik ben ook kritisch over de inschrijvers. Nog te weinig hebben verhuisbedrijven in beeld wanneer er een bepaalde aanbesteding op de markt komt. Zij onderhouden wel contact met de huidige contractpartners, maar praten niet of onvoldoende vooraf met aanbestedende diensten over wat zij belangrijk vinden bij verhuizen.
Conclusie
Vragenrondes zorgen voor een eenduidige interpretatie van de uitvraag en geven ook belangrijke “dossiervorming”, die je als inschrijver nodig hebt als je een klacht wilt indienen bij de Codekamer of als je uiteindelijk ervoor kiest om juridische stappen te ondernemen. Maar vanuit mijn ervaring kan het stellen van goede, onderbouwde en tactische vragen er juist aan bijdragen dat er minder klachten of juridische procedures komen. Uiteindelijk willen we allemaal gewoon aan tafel met de klant en gepassioneerd zakendoen met elkaar.
Dit artikel verscheen in het vakblad Verhuizen, een uitgave van de Organisatie van Erkende Verhuizers.
