Zes tips aan CFO’s over verantwoord aanbesteden

‘Het gaat om meer dan geld alleen’

“Bij het aanbesteden van diensten is het belangrijk ervoor te zorgen dat de beloofde kwaliteit blijvend kan worden waargemaakt,” aldus Marcel Niggebrugge. De voormalige financiële topman legt aan de hand van zes tips uit hoe je daar als CFO de juiste voorwaarden voor schept.

Als macro-econoom koos Niggebrugge al op jonge leeftijd voor een loopbaan bij grote ondernemingen met een belangrijke maatschappelijke impact. Zo kwam hij uiteindelijk ook bij NS waar hij als lid van de Raad van Bestuur onder meer financiën, inkoop en materieel onder zijn hoede kreeg. Hij is zich altijd bewust geweest van de effecten van zijn besluiten op klanten en medewerkers. Met zijn scherpte als het om financiële zaken gaat, is hij  een man van de lange adem. Met een gezonde weerzin tegen besluiten die hij betitelt alspenny wise, pound foolish.Niggebrugge: “ik heb er altijd voor gepleit om bij inkoopbeslissingen niet alleen op het geld te letten, maar juist ook op de menselijke kant van de zaak, de kwaliteit en de inhoud. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt dit principe niet voor niets zo centraal. Dit is van wezenlijk belang voor een verantwoorde en duurzame bedrijfsvoering.”

1. Wees alert op kwaliteit

“Als CFO ontkom je er niet aan, van tijd tot tijd moet je bezuinigen. Dat was ook bij NS het geval. Na een overhead waarde analyse moest er zo’n honderd miljoen gekort worden op inkoopuitgaven. Juist dan moet je erop letten dat je niet in de eigen voet schiet. Wees in zo’n geval extra alert, ook bij aanbestedingen, dat de kwaliteit voorop blijft staan. Gaat het om dienstverlening in de sfeer van schoonmaak, catering, verhuizing of beveiliging, laat je dan niet verblinden door die ene lage prijs. Sterker: wees daarvoor op je hoede. Er moet een aanbieding liggen die waarborgt dat diensten van goede kwaliteit ook op langere termijn geleverd kunnen blijven worden. Anders is het vragen om moeilijkheden.”

2. Reken kostenstijgingen reëel door

“Dienstverlening is mensenwerk. De arbeidskosten bepalen vaak zo’n tachtig procent van de contractprijs. De CFO die een dergelijk arbeidsintensief contract onder ogen krijgt moet zich ervan vergewissen dat er een mechanisme is afgesproken voor de aanpassing van de inkoopprijs aan eventuele cao-stijgingen, zoals ook de Code nadrukkelijk stelt. Wanneer de honorering volgens de geldende cao jaar op jaar een steeds groter deel van de contractprijs gaat uitmaken, komt de dienstverlening hoe dan ook onder druk te staan. Het helpt als ook de inkoopafdeling zich daar bewust van is.”

3. Heb respect voor elkaars werk

“Met een contract voor facilitaire dienstverlening ga je als opdrachtgever een lange termijn relatie aan met een leverancier. Het loont om door te vragen naar hoe leveranciers omgaan met hun medewerkers, bijvoorbeeld welke opleidingen, trainingen en loopbaanperspectief ze bieden. Je wilt een goede dienstverlener over de vloer hebben. Dan helpt het als er over en weer respect is en dat beide partijen er ook in de praktijk blijk van geven belangstelling te hebben voor elkaars werk.”

4. Schep duidelijke verhoudingen

Sommige leveranciers presenteren zich als ‘partner’ van je bedrijf en er zijn klanten die daar gevoelig voor zijn. Het zal je maar gebeuren dat leveranciers zeggen: ‘geef ons jouw portemonnee maar, dan ontzorgen wij je verder volledig. De verleiding is groot, je hoeft je dan niet te verdiepen in schoonmaak, beveiliging of andere onderwerpen waar je weinig affiniteit mee hebt. Het is alleen niet verstandig je verantwoordelijkheid als opdrachtgever uit handen te geven. Er is niks mis met een partnership, maar in een klant-leveranciersverhouding heeft ieder nou eenmaal zijn eigen verantwoordelijkheid. Een troebele, verweven verhouding beneemt de klant het scherpe zicht op prijs en kwaliteit.”

5. Regel het contractmanagement…

“Op het moment dat een inkoopcontract getekend wordt, denkt de inkoper dat zijn taak erop zit. Dat is ook zo, want de inkoper bemiddelt; hij of zij werkt binnen een bedrijf namens een aanbestedende partij, en vaak is dat de facilitaire dienst. Maar bij dienstverleningscontracten begint het echte werk pas dan. Als CFO moet je daarop letten. Regel dat iemand het contract actief beheert. Zorg dat iemand verantwoordelijk wordt voor een deugdelijk contractmanagement, dat er een feed back loop komt waarmee je de vinger aan de pols kunt houden. Wanneer je dat niet doet en klachten krijgt, ben je al te laat. Belangrijk is dat die contractmanager ter zake kundig is. Vaak weet een facilitair manager voldoende van de hoed en de rand, maar ook de personele kant weegt zwaar. Betrek dus ook de HR-afdeling hierbij.”

6. …en blijf er altijd bovenop zitten

“Veel ondernemingen hebben de facilitaire dienstverlening uitbesteed aan specialistische bedrijven. Zo worden zij niet afgeleid van de eigen kerntaken. Op zich is dat een goede keuze zolang die niet leidt tot desinteresse of nonchalance. Bij facilitaire diensten wordt nogal eens onderschat hoe belangrijk ze zijn. Ze vormen de smeerolie voor elke organisatie. Het zijndissatisfiers,ofwel hygiënefactoren die we zo vanzelfsprekend vinden dat het ons overvalt wanneer ze ineens niet aan de verwachtingen blijken te voldoen. Dan loopt ineens alles stroever, wat dan weer ten koste gaat van de productiviteit van je eigen medewerkers of van de klanttevredenheid. Daarom moet je er altijd bovenop blijven zitten, ook al heb je het allemaal nog zo goed uitbesteed.”

Marcel Niggebrugge (69) studeerde economie aan Tilburg University, werkte vervolgens vele jaren voor Shell, de Nederlandse Spoorwegen (2001-2011) en Urenco Ltd. (2012-2015). De brede expertise die hij heeft opgedaan in het bedrijfsleven blijft hij momenteel inzetten als adviseur en in toezichthoudende functies. Hij onderkent het sterke belang van facilitaire diensten voor ondernemingen en is dan ook warm pleitbezorger van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.